#UPERP9UTS02B - Modul Kelompok PT. HIPPO INDO

Halo! Kali ini saya akan menjelaskan tentang bisnis proses yang berkaitan dengan UTS01B yang sudah saya posting sebelumnya.



Berikut ini penjelasan tentang bisnis proses PT. HIPPO INDO, sebagai berikut:

• Level 1: 

Purchasing → (Putih) → HRD

• Level 2: 

Purchasing (Quotation) → PR→ Penawaran Harga→ Purchasing (PO) → Sales → Supplychain→Production → Distribution

• Level 3: 

WH Released (Invoice) → Yes/No → Purchasing Sent (Report)/Warehouse→Accounting → Cashier → (Stop)

Terima kasih, semoga bermanfaat! :)

#UPERP9UTS04 - Database Modul Sales

Halo kawan-kawan, ini dia UTS04 yang akhirnya selesai juga.

Pada database ini modul saya modul 2 sales menginput data tentang SO, DO, delivery, customer invoice hingga payment. Nah setelah melakukan hal tersebut saya akan membagikannya kepada Anda melalui screen shoot tahapan-tahapan dalam melakukan pengisian modul didatabase yang sudah saya kerjakan.

Berikut ini adalah SO, DO, Invoice, Payment yang sudah saya buat pada modul 2 sales.

Sales Order

Invoice

Delivery Order

Payment

Berikut ini adalah tahapan melakukan modul sales.

1. Hal yang pertama saya lakukan yaitu membuka browser, lalu masuk ke dalam alamat web http://139.59.114.49:8069/ untuk mengakses database odoo. Setelah itu kita memilih nama database sesuai dengan nama kelompok kalo database kelompok saya yaitu o8-uperp9-hin-61-mda. Setelah mengakses, masukan password dan username. Setelah itu masuk lah kita di halaman database odoo kelompok.

2. Setelah itu, pilih nama modul Anda yang ada di atas yang berwarna hitam. Setelah masuk, kalian klik create yang ada di kotak merah dibawah tulisan Sales Orders. Setelah itu akan muncul tampilan web seperti Gambar Database 2

Gambar Database 1

Ini tampilan gambar database 2. Setelah itu kalian perlu mengisi Request for Quotation, Request for Quotation adalah permintaan barang yang dibutuhkan oleh customer Anda. Setelah melakukan pengisian quotation Anda klik save yang berada di kotak merah atas, untuk menyimpan data permintaan.

Gambar Database 2

3. Setelah melakukan pengisian data permintaan, lalu akan muncul lembar quotation seperti berikut ini. Ini menunjukan harga yang harus dibayar oleh customer Anda kepada perusahaan Anda. Lalu, klik confirm sale yang ada di dalam kotak merah.

Gambar Database 3

4. Setelah itu akan muncul data sales order, lalu klik kotak merah untuk melihat delivery order.

Gambar Database 4

5. Lalu, akan muncul hasil dimana Anda diminta untuk melihat ketersediaan barang di warehouse Anda, dengan meng-klik kotak merah bertuliskan check availibility.

Gambar Database 5

6. Setelah melakukan pengecekan ketersediaan barang, jika semua barang masih tersedia, selanjutnya melakukan transfer, dengan meng-klik kotak merah bertuliskan transfer.

Gambar Database 6

7. Lalu, kemudian melihat kembali barang-barang yang akan di transfer. Apakah sudah sesuai dengan yang di pesan atau belum. Jika belum tinggal menambahkan barang yang kurang yaitu dengan menekan tulisan add an item lalu masukan nama produk, jumlah, lokasi ketersediaan dan destinasi lokasinya. Jika sudah sesuai klik apply di kotak merah.

Gambar Database 7

8. Sesudah itu, jika status dalam sales orders sudah berubah menjadi done, tinggal membuat invoice nya saja, dengan cara menekan kotak merah yang bertuliskan create invoice.

Gambar Database 8

9. Kemudian setelah menekan tombol tersebut, Anda membuat draft invoice customer Anda. Dengan memasukkan data dan tanggal. Setelah itu Anda klik create di kotak merah bawah.

Gambar Database 9

10. Setelah itu Anda akan muncul di tampilan web seperti Gambar Database 10. Yang harus Anda perhatikan yaitu status dari customer invoice Anda masih dalam bentuk draft, sehingga belum dapat di akses. Yang harus Anda lakukan yaitu membuka file tersebut lalu mengisinya kembali seperti Gambar Database 11.

Gambar Database 10

11. Setelah itu Anda akan muncul ke dalam lembaran draft invoice Anda, untuk menjadikannya done Anda perlu mengesahkannya terlebih dahulu, caranya Anda klik kotak merah bertuliskan validate.

Gambar Database 11

12. Setelah itu invoice Anda sudah jadi. Anda hanya perlu mengirimkannya. Dengan meng-klik kotak merah bertuliskan send by email atau print. Untuk print jika pembelian langsung dan send by email untuk pembelian menggunakan internet (website).

Gambar Database 12

13. Setelah mengirimkan invoice, Anda perlu melakukan register payment, dengan meng-klik kotak merah bertuliskan register payment.

Gambar Database 13

14. Setelah itu muncul pay invoice yang akan Anda buat. Silahkan mengisi metode pembayarannya di kotak payment method. Lalu klik kotak merah bertuliskan register payment jika sudah selesai.

Gambar Database 14

15. Setelah itu invoice maupun payment sudah selesai Anda buat untuk customer Anda. Lalu Anda hanya perlu memastikan tugas Anda selesai dengan kembali ke halaman utama sales orders dan melihat status di kolom paling kanan seperti Gambar Database 16. Jika sudah ada tulisan done maka Anda sudah selesai melakukan pekerjaan modul sales di Sales Orders.

Gambar Database 15

Gambar Database 16




Sekian dari penjelasan mengenai tahapan pengisian modul di database. Semoga dapat dipahami.
Terima Kasih

#UPERP9UTS03 - GitBook

Aloha!

UTS 03 kali ini saya akan memberikan link GitBook saya dan kelompok saya PT. HIPPO INDO. Didalamnya tentang modul pribadi saya yaitu modul sales dan juga tugas UTS yang sudah kami kerjakan, dari UTS 01-04 semuanya masuk ke dalam GitBook.

Link GitBook PT. HIPPO INDO

https://www.gitbook.com/book/hippoindo/hippoindo-uperp9/details

Link GitBook Modul Sales PT. HIPPO INDO

GITA APRILIA TIMANG (Modul 2 Sales: SO, DO, Delivery, Customer Invoice, Payment)

https://www.gitbook.com/book/crayonsinchan/crayonsinchanuperp9/details

Sekian dari saya, semoga bermanfaat :)

#UPERP9UTS02A - Modul Sales

Pada postingan kali ini saya akan membahas tentang Modul Sales dan Proses Bisnis Modul Sales.


Berikut ini penjelasan dari proses bisnis sales yang sudah saya kerjakan di UTS01A, yaitu:

• Level 1:

(Start) → Pre-Sale Activity →List Order → Inventory Sourcing → Educate → Billing → Payment

• Level 2:

Potential Customer → Yes/No → Create New Customer/Entry Sales Order

• Level 3:

List Order→Entry Sales Order→Sales Quotation→Accepted?→Yes/No→Customer PO/Sales Quotation→(Stop)

• Level 4:

Inventory Sourcing→Available?→Yes/No→Create Schedule/Warehouse Checking→Split Line→Scheduling→Reservation→Delivery Schedule→(Stop)

• Level 5:

Educate→Release Schedule→Enter Transport Method→Ship Confirm→Assign Delivery to Trip→Delivery Note Order→Ship→(Stop)

• Level 6:

Billing→Assigned Delivery Note→Validate?→Yes/No→Create Invoice/Analyze Claim→Review & Claim Invoice→Reverse→Able to Fullfield?→Yes/No→Revise Sales Order/Book→(Stop)

• Level 7:

Payment

Sales

Pengertian Sales secara sederhana adalah penjualan. Sales dalam menjual yang meliputi proses dalam penjualan yang dimulai dari langkah pertama sampai dengan terlaksananya suatu penjualan. Jadi pengertian Sales adalah individu yang menawarkan suatu produk dalam suatu proses penjualan. Secara garis besar departemen pemasaran disusun oleh beberapa divisi dan sub divisi, seperti yang terlihat pada struktur organigram diatas. Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian, yaitu:

1. Departermen Pemasaran

Dipimpin oleh seorang Manajer Pemasaran yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama

Tugas: Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pemasaran. Memonitoring dan mengarahkan proses-proses diseluruh divisi direktorat pemasaran. Melakukan koordinasi strategis antar direktorat Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.

Wewenang: Menetapkan pedoman harga barang dan jasa Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa Menetapkan sistem pengendalian hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap

2. Divisi Penjualan

Dipimpin oleh seorang Asisten Manajer Penjualan yang bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran dan membawahi Sub Divisi Order Penjualan dan Pengiriman.

Tugas: Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target Menyusun rencana penjualan Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar Menganalisa laporan penjualan dan mengadakan evaluasi Memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

Wewenang: Memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan

3. Divisi Promosi

Dipimpin oleh seorang Asisten Manajer Promosi yang bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran dan membawahi Sub Divisi Riset Pasar dan Promosi.

Tugas: Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran Menerima dan memahami setiap keluhan pelanggan Membuat rencana “costumer visit” dan “costumer call” untuk period tertentu

Wewenang: Menetapkan cara mempromosikan barang ke pelanggan

4. Sub Divisi Order Penjualan
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Order Penjualan yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Order Penjualan.
Tugas: Membuat faktur penjualan Mencatat order yang diterima dari pesanan Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorisasi kredit
Wewenang: Memverifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap Mengotorisasi pengembalian barang oeh pelanggan dengan cara membuat memo kredit

5. Sub Divisi Pengiriman
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Pengiriman yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Pengiriman.
Tugas: Menyerahkan barang yang dipesan sesuai dengan mutu, kuantitas, spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari penjual.
Wewenang: Mengotorisasi dalam membuat nota pengiriman

6. Sub Divisi Costomer Invoice
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Costomer Invoice yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Costomer Invoice.
Tugas: Menyerahkan Invoice pada customer
Wewenang : Menetapkan cara memberikan invoice ke customer

7. Sub Divisi Payment
Dipimpin oleh seorang Kepala Sub Divisi Payment yang bertanggung jawab kepada Asisten Manajer Penjualan dan membawahi beberapa staff di Divisi Order Penjualan.
Tugas: Menerima pembayaran yang dilakukan oleh Customer
Wewenang: Menetapkan maksimum tanggal waktu pembayaran


Selain bagian pekerjaan, sales juga mempunyai banyak fungsi, yaitu:

• Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli. 
• Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual. 
• Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. 
• Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan. 

Ada beberapa hal yang harus dikuasai oleh seorang Sales, yaitu:

1. Product Knowledge (pengetahuan tentang produk) adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.
2. Price Policy (kebijaksanaan harga jual). Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.
3. Human Relation. Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi.

Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut, yaitu:

1. Approach (pendekatan kepada prospek)

Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang:

• Siapakah calon pembeli/konsumen? 
• Apakah kebutuhan/keinginannya?
• Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan ? 
• Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan. 

2. Presentation (penyajian)

Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli : 

• Tata bahasa yang baik 
• Courtesy / kesopanan 
• Jelas / tepat, tidak berbelit-belit 
• Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk. 

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.

3. Selling (menjual)

Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4. Closing The Sale

Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5. After Sales Service

Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain : 

• Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk atau jasa. 
• Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir). 
• Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun. 
• Megadakan direct contact secara regular. 

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

#UPERP9UTS01B - Business Modul PT. HIPPO INDO

Halo kali ini saya akan membahas UTS01B, dimana seperti UTS01A kami di wajibkan untuk mengerjakan proses bisnis dari modul yang kami pegang. Pembuatannya pun sama yaitu menggunakan aplikasi bizagi.

Berikut ini Proses Bisnis PT. HIPPO INDO yang sudah dibuat.

Sekian dan terima kasih :)

#UPERP9UTS01A - Business Modul Sales

Hai kali ini saya akan membahas UTS01A, dimana kami di wajibkan untuk mengerjakan proses bisnis dari modul yang kami pegang. Saya sendiri mendapatkan bagian pada Modul Sales. Nah, pada proses bisnis kali ini menggunakan bizagi untuk flowchart-nya. Nah, tidak hanya memperlihatkan hasil kerja Proses Bisnis Modul Sales, saya juga akan menjelaskan tata cara penggunaan dan download aplikasi bizagi.

Proses Bisnis Modul Sales
Berikut ini adalah Proses Bisnis Modul Sales PT HIPPO INDO UPERP9 yang sudah saya buat.

Berikut tata cara penggunaan Bizagi.
A. Cara Download Bizagi
Hal pertama yang dilakukan adalah masuk ke dalam web bizagi di www.bizagi.com setelah itu Anda akan masuk ke halaman web Bizagi.

Setelah masuk Anda scroll ke bawah dan pilih Download Bizagi.

Sesudah itu Anda akan masuk ke tampilan halaman seperti gambar dibawah, lalu Anda klik Download Bizagi Modeler.

Sesudah di klik, akan muncul tampilan dibawah, Anda pilih join today untuk membuat akun baru.

Setelah itu Anda tinggal memasukkan data Anda. Lalu siap mengintall Bizagi.

B. Cara Meng-install Bizagi

Untuk meng-install bizagi, Anda hanya perlu masuk ke file download lalu mengklik file bizagi yang sudah di download. Lalu Anda hanya perlu mengikuti alurnya saja setelah itu Anda sudah bisa menggunakan Bizagi.

Setelah itu Anda bisa membukanya di dekstop seperti gambar dibawah ini.

Sebelumnya, Anda akan diminta untuk memasukkan akun dan pasword And di dalam Bizagi tersebut. Setelah itu Bizagi sudah dapat Anda gunakan.

Setelah itu Anda sudah dapat mengerjakan tugas Anda menggunakan bizagi, mudahkan? :)

Selamat Mencoba!:)

Terima Kasih